안녕하세요. 희명디자인입니다. 인쇄물은 몇 부가 어디에 있는지 셀 수 있습니다. 창고에 남은 수량을 확인하고 배포처별로 나간 양을 적어 두면 흐름이 잡힙니다. 개정판이 나오면 남은 물량을 회수하거나 폐기하는 판단도 가능합니다.

파일은 그렇지 않습니다. 한 번 메일로 나간 자료가 어디에 몇 개 남아 있는지 알 방법이 없습니다. 받은 쪽에서 다시 전달했다면 그 경로는 아예 보이지 않습니다. 인쇄물의 재고 실사에 해당하는 절차가 없습니다. 희명디자인 편집디자인팀이 화면 배포를 함께 계획하실 때 판본 표기를 먼저 잡아 두시라고 말씀드리는 것도 여기 있습니다.

경로마다 다른 판본이 남습니다

같은 자료가 여러 경로로 나갑니다. 홈페이지에 걸어 둔 파일, 메일로 보낸 파일, 담당자 컴퓨터에 저장된 파일, 거래처가 내부에서 공유한 파일. 문제는 이 경로들이 각각 다른 시점에 멈춰 있다는 것입니다. 홈페이지 파일은 교체했는데 메일로 나간 파일은 그대로 남아 있고, 담당자 컴퓨터에는 그보다 앞선 판본이 있습니다. 세 사람이 같은 자료를 보고 있는데 내용이 서로 어긋난 상황이 만들어집니다. (지난해 가격표가 적힌 파일로 문의가 들어오는 일이 여기서 나옵니다.) 인쇄물에서는 구판과 신판이 섞여 나가는 상황을 창고에서 막을 수 있습니다. 파일에는 그 지점이 없습니다.

판본을 식별할 수 있게 둡니다

회수가 안 된다면 최소한 어느 판인지는 알 수 있어야 합니다. 두 곳에 표기를 넣어 두십시오.

파일명이 첫 번째입니다. 자료명과 발행 시점이 드러나는 이름으로 두시면 받는 쪽에서 저장해 두었다가 다시 열 때 판단이 됩니다. 숫자와 영문이 섞인 이름은 몇 달 뒤에 아무 정보도 주지 않습니다. 최종본이라는 단어가 붙은 파일이 여러 개 남는 상황도 같은 원인입니다.

문서 안에도 표기를 넣습니다. 표지나 마지막 지면에 발행 연월을 작게 적어 두시면 파일명이 바뀌어도 남습니다. 받는 쪽에서 이 자료가 언제 만들어졌는지 확인할 수 있고, 오래된 판본을 들고 문의해 오셔도 어느 시점 자료인지 바로 파악됩니다. (파일명은 저장하는 쪽에서 얼마든지 바뀝니다.)

개정했을 때 어디부터 손보나

새 판이 나오면 교체할 곳을 순서대로 정리하십시오. 목록이 없으면 어디에 걸려 있는지부터 찾게 됩니다. 개정 작업보다 이 확인에 시간이 더 들기도 합니다. 홈페이지가 가장 먼저입니다. 여기가 공개된 최신본이 되니 파일만 교체하고 페이지 주소는 유지하시는 편이 낫습니다. 주소가 바뀌면 이전에 공유된 연결이 끊깁니다.

그다음이 사내입니다. 영업 담당자들이 각자 저장해 둔 파일이 있으면 그것부터 정리해야 합니다. 공용 저장소에 최신본 위치를 정해 두고 개인 저장분을 지우는 절차가 필요합니다. 개정 공지를 함께 돌리시면 됩니다. 밖으로 나간 파일은 회수할 수 없습니다. 중요한 변경이 있었다면 주요 거래처에는 새 파일을 다시 보내는 정도가 할 수 있는 일입니다. 어느 곳에 보냈는지 기록이 남아 있어야 가능한 조치입니다.

회수되지 않는다는 전제로 설계합니다

여기가 이 문제의 실질적인 해법입니다. 회수를 못 한다면 오래 유효한 자료를 만드는 쪽으로 방향을 잡습니다.

먼저 낡는 정보를 본문에서 빼십시오. 가격과 담당자 이름, 재고 상황, 진행 중인 사업이 여기 해당합니다. 이런 항목이 들어 있으면 그 값이 바뀌는 순간 나가 있는 모든 파일이 구판이 됩니다. 인쇄물이라면 창고 물량만 처리하면 되지만 파일은 그럴 수 없습니다.

상세 조건이나 자주 바뀌는 정보는 홈페이지로 넘기고 파일에는 그곳으로 가는 안내만 두는 구성이 있습니다. 파일은 그대로 두고 연결된 화면만 고치면 되니 판본 문제가 줄어듭니다. 연결을 넣으실 때는 그 주소가 오래 유지되는지 확인하십시오. 몇 해 뒤에 그 페이지가 사라져 있으면 파일이 남아 있어도 안내가 끊깁니다. (사이트를 개편하면서 주소가 통째로 바뀌는 일이 있습니다.)

사내에 최신본이 어디 있는지

밖의 판본을 통제할 수 없다면 안에서라도 하나로 정해 두셔야 합니다.

공용 저장소에 자료별 폴더를 두고 최신본이 무엇인지 표시하십시오. 담당자가 자료를 보내야 할 때 그곳에서 꺼내는 구조가 되면 개인이 들고 있던 옛 파일이 나가는 일이 줄어듭니다. 인쇄용 파일과 화면용 파일, 편집 원본을 각각 구분해 두시는 것도 함께입니다. 화면용으로 줄인 파일을 인쇄소에 보내거나 인쇄용 데이터를 거래처에 보내는 일이 실제로 생깁니다. 파일명에 용도를 표시해 두시면 걸러집니다.

남기는 기록

자료별로 한 장이면 됩니다. 발행 시점, 최신본 위치, 어느 경로로 나갔는지, 다음 개정에서 바꿀 항목.

이 기록이 있으면 개정할 때 교체 범위가 이미 정해져 있습니다. 담당자가 바뀌어도 어느 자료가 어디에 걸려 있는지 파악이 됩니다. 인쇄물은 창고에서 관리하고 파일은 이 목록에서 관리하는 구조입니다.

희명디자인 편집디자인팀 드림. 

참고할만한 인사이트 칼럼링크 : 제품 하나에 자료가 여러 종일 때, 브로슈어와 나머지 자료의 역할 분담