안녕하세요. 희명디자인입니다. 카달로그를 만드실 때 몇 해를 쓸 자료인지 정하고 시작하시는 회사는 많지 않습니다. 필요해서 만들고, 재고가 떨어지면 다시 찍고, 정보가 크게 틀어지면 그때 개정합니다.

수명을 먼저 정하시면 그 뒤의 판단이 달라집니다. 무엇을 본문에 넣고 무엇을 빼는지, 어떤 구조로 지면을 나누는지, 수량을 얼마나 잡는지가 이 답에서 나옵니다. 순서를 뒤집으면 만들어 놓고 수명을 확인하게 됩니다.

이 자료를 몇 해 쓰실 것인가. 상담에서 이 질문을 먼저 드리는 이유가 여기 있습니다.

먼저 낡는 것과 오래 가는 것

인쇄물에 담기는 정보는 낡는 속도가 갈립니다.

오래 가는 쪽은 회사의 성격과 사업 분야, 제품의 기본 구조와 용도입니다. 이 항목들이 자료의 뼈대가 됩니다. 몇 해가 지나도 그대로인 항목들입니다. 먼저 낡는 쪽은 가격과 담당자 이름, 직원 수, 진행 중인 사업, 인증 유효 기간, 재고 상황입니다. 이 중 하나만 바뀌어도 그 값이 적힌 자료는 구판이 됩니다. 나머지 지면이 멀쩡해도 그렇습니다.

수명을 길게 잡으실 자료라면 뒤쪽 항목을 본문에서 빼셔야 합니다. 넣으신 순간 그 자료의 유효 기간이 가장 짧은 항목에 맞춰집니다. (가격 하나 때문에 멀쩡한 자료가 구판이 되기도 합니다.)

변동 항목을 어디에 두는가

빼기로 하셔도 그 정보가 필요한 상황은 남습니다. 어디에 둘지가 다음 판단입니다.

한 면에 모으는 방법이 있습니다. 변동이 잦은 항목을 별도 지면에 배치하면 그 부분만 다시 찍어 교체할 수 있습니다. 지면을 대수 단위로 끊어 두셔야 이 방식이 성립합니다. 첫 판에서 이 구조를 잡아 두셔야 다음 판에서 쓸 수 있습니다. 별지로 분리하는 방법도 있습니다. 본문은 오래 두고 가격표나 최신 실적만 낱장으로 만들어 끼우는 구조입니다. 거래처마다 다른 조건을 넣으실 때도 이 방식이 쓰입니다. 분실 위험과 삽입 작업이 붙는 점은 함께 보셔야 합니다. 별지 규격과 끼우는 위치를 미리 설계해 두시면 됩니다.

온라인으로 넘기는 방법이 세 번째입니다. 인쇄물에는 안내만 두고 상세 정보는 화면에서 관리하는 구조입니다. 넘긴 곳이 준비되어 있는지, 그 주소가 오래 유지되는지를 함께 확인하십시오. 사이트 개편에서 주소가 통째로 바뀌는 일이 있습니다. (몇 해 뒤에 페이지가 사라져 있으면 인쇄물의 안내도 끊깁니다.)

수명이 수량을 정합니다

몇 해를 쓰실지가 정해지면 수량 계산의 근거가 생깁니다.

한 해에 나가는 양을 세어 보시고 그 수명만큼 곱하시면 상한이 나옵니다. 지난 판의 소진 기록이 있으면 이 계산이 정확해집니다. 여기에 여유분을 더한 값이 발주 수량입니다.

수명이 짧은 자료를 넉넉히 찍으시면 남은 물량이 그대로 손실이 됩니다. 오래 쓸 자료를 적게 찍으시면 추가 인쇄에서 준비 비용이 다시 붙습니다. 정보가 언제 바뀔지 예측이 어려우시면 나눠 찍는 방식을 검토해 보십시오. 1차 물량으로 소진 속도와 정보 변동을 확인하신 뒤 2차를 잡는 구조입니다. 준비 비용이 다시 붙는 점과 폐기 가능성을 나란히 놓고 비교하시면 적정선이 보입니다.

개정 시점을 미리 잡습니다

수명을 정하셨다면 언제 다시 만들지도 대략 나옵니다. 그 시점에서 거꾸로 세어 준비를 시작하시면 됩니다. 달력에 표시해 두시면 잊지 않습니다. 재고가 바닥난 뒤에 발주하시면 그 사이 배포가 멈춥니다. 상담에서 건넬 자료가 없는 기간이 생깁니다. 인쇄와 후가공, 배송에 필요한 기간과 원고 정리 기간을 빼면 언제 착수해야 하는지가 정해집니다.

바뀐 항목을 그때그때 적어 두시면 개정 시점에 작업 범위가 이미 나와 있습니다. 발주할 때 처음부터 훑는 것과 목록을 들고 시작하는 것은 기간이 갈립니다. (바뀔 때마다 한 줄씩 적어 두시는 정도면 됩니다.)

다음 판을 위해 남기는 것

수명이 긴 자료일수록 원본 관리가 중요해집니다. 몇 해 뒤에 열어야 하는데 그때는 담당자가 바뀌어 있을 수 있습니다. 파일이 어디 있는지부터 찾게 됩니다. 편집 원본과 연결된 이미지, 사용한 서체 정보, 사양 기록을 한 폴더에 모아 회사 공용 저장소에 두십시오. 인쇄 직전 파일만 남으면 지면을 고칠 수 없어 개정이 신규 제작이 됩니다.

발행 연월을 인쇄물에 표기해 두시면 어느 판인지 구분됩니다. 뒤표지나 판권 영역에 작게 넣으시면 됩니다. 창고에서 구판과 신판이 섞이는 상황도 여기서 막힙니다. 거래처에서 오래된 자료로 문의해 오셔도 어느 시점 자료인지 바로 확인됩니다.

수명을 정하는 일은 자료의 성격을 정하는 일이기도 합니다. 오래 쓸 자료는 변하지 않는 것을 담고, 짧게 쓸 자료는 지금 필요한 것을 담습니다. 두 방향이 갈리니 처음에 정해 두시는 편이 낫습니다. 이 판단이 서면 분량과 사양, 수량이 따라옵니다. 희명디자인 편집디자인팀이 상담 초반에 배포 계획과 함께 이 질문을 드리는 것도 그래서입니다.

희명디자인 편집디자인팀 드림. 

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