안녕하세요. 희명디자인입니다. 제품 하나를 소개하는 자료가 회사 안에 여러 종 있는 일이 흔합니다. 브로슈어와 카탈로그가 있고, 사양서가 따로 있고, 제안서에 들어가는 요약 장표가 있고, 홈페이지 제품 페이지도 있습니다. 각각 다른 시점에 다른 부서에서 만들어져 서로를 모르는 상태로 쓰입니다. 상담 자리에서 두 자료를 함께 건넸는데 사양이 어긋나 있는 상황도 여기서 나옵니다. 희명디자인 편집디자인팀이 제품 브로슈어 상담에서 지금 있는 자료를 함께 가져와 달라고 말씀드리는 것도 이 지점을 확인하기 위해서입니다.

문제는 자료가 많다는 것이 아닙니다. 여러 종이 필요한 회사가 실제로 있습니다. 각각이 맡은 일이 정해져 있지 않아 같은 내용이 겹치거나 필요한 정보가 어디에도 없는 상태가 생기는 것입니다. 새 자료를 만드는 시점이 전체를 정리하기에 가장 좋은 때입니다. 어차피 기존 자료를 다시 열어 보게 되니까요.

각 자료가 맡는 일

브로슈어는 관심을 만드는 자료입니다. 사진이 크게 들어가고 문장이 짧습니다. 아직 그 제품을 모르는 상대에게 어떤 물건인지 보여 주는 쪽에 무게가 있습니다. 카탈로그는 고르게 만드는 자료입니다. 여러 제품을 나열해 비교하게 하고, 사양표가 지면을 채웁니다. 이미 구매를 검토 중인 상대가 펼칩니다. 브로슈어로 관심을 만들고 카탈로그로 선택을 받는 순서입니다.

사양서는 확인하는 쪽에 무게가 있습니다. 수치와 조건이 중심이고 디자인 요소가 적습니다. 기술 담당자나 구매 담당자가 검토 단계에서 봅니다. 제안서 요약은 그 제품이 상대의 문제를 어떻게 푸는지에 초점이 있고, 홈페이지 페이지는 검색으로 들어온 사람이 스스로 판단하도록 구성됩니다.

어디까지 겹쳐도 되는가

완전히 나눌 수는 없습니다. 제품명과 핵심 사양, 회사 정보는 모든 자료에 들어갑니다. 겹치는 것 자체가 문제는 아니고, 겹치는 값이 서로 어긋날 때가 문제입니다. 같은 제품의 무게가 브로슈어와 사양서에서 다르게 적혀 있으면 받는 쪽에서 어느 쪽을 믿을지 판단하게 됩니다. 그 순간 자료 전체의 신뢰가 내려갑니다. 항목 이름과 단위, 값을 한곳에서 관리하고 각 자료가 그 값을 가져다 쓰는 구조로 두시면 이 문제가 사라집니다. (제품 사양이 바뀌었을 때 고쳐야 할 자료가 몇 개인지 세어 보시면 관리 상태가 드러납니다.)

무엇을 어디에 두는가

기준은 두 가지입니다. 누가 보는가, 그리고 얼마나 자주 바뀌는가. 자주 바뀌는 항목은 인쇄물에서 빼는 쪽이 유리합니다. 가격과 납기, 재고 상황, 옵션 조합이 여기 해당합니다. 이런 정보는 홈페이지나 별도 자료로 넘기고 인쇄물에는 그곳으로 가는 안내만 둡니다. 별지로 분리해 그 부분만 다시 찍는 방법도 있습니다.

오래 유지되는 항목은 인쇄물에 남깁니다. 제품의 성격과 용도, 기본 사양, 회사 정보가 그렇습니다. 몇 해가 지나도 그대로인 항목들입니다. 브로슈어의 수명이 길어지고 남은 물량이 폐기되는 시점도 늦춰집니다. (가격이 들어간 자료는 가격이 바뀌는 순간 전량이 구판이 됩니다.)

자료 사이를 어떻게 잇는가

각 자료가 서로를 가리키게 두시면 됩니다. 브로슈어에서 상세 사양은 어디서 볼 수 있는지, 사양서에서 제품 사진은 어느 자료에 있는지를 짧게 안내하는 방식입니다. 받는 사람이 필요한 정보에 도달하는 경로가 생기고, 각 자료가 모든 것을 담으려는 부담에서 벗어납니다. 안내를 넣으실 때는 도착지가 준비되어 있는지 확인하십시오. 연결만 있고 그곳에 내용이 없으면 넘어간 사람이 그대로 나갑니다. (도착 화면이 회사 첫 페이지라면 다시 찾아야 합니다.)

촬영과 원고를 한 번에

여러 자료가 같은 제품을 다루니 재료도 공유됩니다. 촬영해 둔 컷은 브로슈어와 카탈로그, 홈페이지, 제안서에서 함께 쓰입니다. 한 번의 촬영으로 여러 용도를 채우시려면 컷 목록을 함께 만들어야 합니다. 지면 가득 들어가는 큰 컷과 목록용 작은 컷, 사양을 확인시키는 설명 컷은 촬영 방식이 갈립니다. 나중에 다른 자료가 필요해지면 그때 다시 스튜디오를 잡게 됩니다. 같은 제품을 두 번 세팅하는 시간이 그대로 비용입니다.

원고도 마찬가지입니다. 제품 설명 문안과 사양 항목을 한 파일에 정리해 두시면 자료마다 길이를 조절해 쓸 수 있습니다. 매번 새로 쓰는 것보다 확정된 문장에서 덜어내는 쪽이 표기도 유지됩니다. 담당자가 바뀌어도 같은 문안이 이어집니다.

정리하는 순서

지금 있는 자료를 한 테이블에 늘어놓고 각각이 맡은 일을 적어 보십시오. 겹치는 항목과 어디에도 없는 항목이 드러납니다. 그다음에 새로 만들 자료가 어느 위치에 들어가는지 정합니다. 빠진 항목을 채우는 자료인지, 겹치는 자료를 대체하는 것인지가 갈립니다. 제품 브로슈어 제작이 자료 한 종을 늘리는 작업이 아니라 제품 정보 전체를 정렬하는 작업이 되는 지점입니다.

희명디자인 편집디자인팀 드림. 

* 참고할만한 인사이트 칼럼링크 : 인쇄물 발주에도 앞 단계가 있습니다. 디자인 이전에 정해지는 것들