안녕하세요. 희명디자인입니다. 회사 안에서 인쇄물 발주는 대체로 따로 일어납니다. 영업팀에서 카탈로그를, 총무팀에서 봉투와 명함을, 홍보팀에서 행사 자료를 각각 요청합니다. 시점이 다르고 담당자가 다르니 자연스러운 흐름입니다.

같은 회사의 인쇄물을 개별 발주하면 공통 정보와 사양을 반복해 확인하는 일이 생깁니다. 발주할 때마다 로고와 회사 정보를 다시 찾고, 색상과 종이 사양도 처음부터 정하게 됩니다. 이 반복이 비용과 시간으로 남습니다. 인쇄물 하나의 값에는 잡히지 않으니 눈에 띄지도 않습니다.

묶어서 발주하는 방식이 항상 유리한 것은 아닙니다. 필요한 시점이 제각각인 자료를 억지로 모으면 정작 필요할 때 없습니다. 어느 항목을 묶고 어느 항목을 따로 갈지 판단하는 기준이 먼저 필요합니다.

생산 조건이 맞는 품목을 찾습니다

묶는 기준은 인쇄물의 이름보다 생산 조건의 호환성입니다. 인쇄 방식과 용지, 전지 규격, 도수, 수량과 납기가 맞아야 같은 생산 계획 안에 넣을 수 있습니다.

완성 크기가 같다는 사실보다 한 전지 안에 함께 배치할 수 있는지가 중요합니다. 판형이 달라도 전지 위에 효율적으로 앉힐 수 있으면 함께 진행할 여지가 생기고, 판형이 같아도 수량이나 납기가 맞지 않으면 묶기 어렵습니다.

명함과 봉투처럼 사양이 비슷하고 정기적으로 필요한 자료가 대표적입니다. 여러 부서의 명함을 모아 한 생산 작업으로 잡으면 준비 과정이 겹치지 않습니다. 인원이 바뀔 때마다 소량으로 나눠 찍는 회사라면 이 차이가 크게 벌어집니다.

사양이 같아도 필요한 수량의 차이가 크거나 색상 허용 기준이 다르면 한 판에 묶는 방식이 오히려 과잉 생산이나 품질 제약으로 이어집니다. (묶을 수 있는지는 품목명보다 견적서의 용지와 도수, 수량, 납기, 후가공 조건을 나란히 비교하면 드러납니다.)

인쇄 준비 비용을 비교합니다

옵셋 인쇄에는 판을 만들고 기계에 걸어 색을 맞추는 준비 과정이 붙습니다. 판을 뜨는 비용과 색을 잡는 시간이 여기 들어갑니다. 이 비용은 인쇄 수량에 비례하기보다 생산 작업마다 발생하는 고정비 성격이 큽니다.

같은 사양의 자료를 여러 시점으로 나눠 생산하면 매쇄 준비와 색 맞춤, 용지 세팅 비용이 각 회차에 다시 반영됩니다. 시점이 비슷한 자료라면 한 생산 계획 안에 넣어 이 구간을 정리할 여지가 생깁니다.

종이도 함께 봅니다. 같은 지종과 규격을 쓰는 작업을 묶으면 전지 배치를 효율화하거나 남은 미사용 용지를 다음 작업에 활용할 수 있습니다. (같은 규격의 미사용 용지가 남는다면 다음 작업의 재료가 되지만, 재단 뒤의 작은 자투리까지 모두 다시 쓰이는 것은 아닙니다.)

후가공은 종류에 따라 갈립니다. 같은 필름과 규격을 쓰는 코팅 작업은 생산 시점을 모아 진행할 여지가 있습니다. 박이나 형압, 다이커팅처럼 품목별 금형과 위치 세팅이 필요한 공정은 디자인과 규격이 같지 않으면 준비 비용을 함께 줄이기 어렵습니다.

원고를 한 번에 모으는 이점

비용보다 크게 달라지는 쪽은 자료 준비입니다. 인쇄물마다 회사 정보와 로고, 사진이 반복해 들어갑니다. 따로 발주하면 이 확인을 매번 처음부터 합니다.

한 번에 정리하시면 확정된 회사 소개 문안과 연락처, 정리된 사진이 모든 자료에 같은 값으로 들어갑니다. 자료 사이의 표기 차이도 줄어듭니다. 이 자료 묶음은 다음 발주에서도 그대로 씁니다. 다음번에는 바뀐 항목만 손보고 넘어가면 됩니다.

교정도 함께 봅니다. 품목별 교정을 진행하면서 여러 자료의 공통 항목을 나란히 놓고 대조할 수 있습니다. 따로 진행하면 각각은 맞는데 서로 어긋난 상태를 놓치게 됩니다. 같은 제품의 사양이 카탈로그와 리플렛에서 다르게 적혀 있는 일이 이렇게 생깁니다.

인쇄와 출고 일정을 나눠 봅니다

묶는다고 모든 자료가 같은 날 나와야 하는 것은 아닙니다. 데이터와 인쇄 조건을 함께 확정한 뒤 품목별 후가공과 출고 시점을 나누는 방식이 가능합니다.

먼저 필요한 자료를 앞에 두고 나머지를 뒤로 보내는 구조입니다. 인쇄 준비를 통합할 여지가 생기지만, 반제품 보관과 후가공 일정, 분할 배송 비용은 따로 계산해야 합니다. 인쇄 후 출고까지 간격이 길다면 보관 조건이 품질에 미치는 영향도 함께 봅니다.

여기서 확인하실 것은 원고 준비 상태입니다. 한 자료의 원고가 늦어지면 함께 묶인 자료가 모두 기다립니다. 원고가 확정되지 않은 자료는 묶음에서 빼고 따로 가는 편이 낫습니다. (묶어서 줄이는 비용보다 일정 지연과 보관, 분할 배송 비용이 커지지 않는지도 함께 확인해야 합니다.)

공통 사양과 교정 이력을 함께 관리합니다

여러 인쇄물을 한 제작 창구에서 관리하면 공통 사양과 교정 이력을 한곳에서 확인할 수 있습니다. 카탈로그와 쇼핑백의 색상 기준, 봉투와 안내장의 지종 관계를 함께 검토하기도 수월해집니다.

희명디자인은 강남 직영 인쇄소를 기반으로 디자인 단계에서 인쇄 조건을 함께 검토합니다. 사양을 조정할 때 확인이 한곳에서 이뤄지니 중간에 전달되며 어긋나는 구간이 줄어듭니다.

연간 발주 목록에 필요 시점과 수량, 인쇄 사양을 함께 기록해 두시면 어떤 품목을 묶고 어떤 품목을 따로 진행할지 다음 발주 전에 판단하실 수 있습니다.

희명디자인 편집디자인팀 드림

* 참고할만한 인사이트 칼럼링크 : 캘린더 제작과 디자인, 날짜가 정해진 인쇄물의 발주 일정