카달로그제작이 끝나면 편집 원본과 인쇄 사양, 발주 수량 같은 결과물은 비교적 잘 남습니다. 담당자가 바뀌더라도 파일 위치와 제작 업체, 사용한 종이와 후가공 정보는 인수인계할 수 있습니다. 정작 사라지기 쉬운 것은 그 카탈로그를 왜 그렇게 만들었는지에 대한 판단 근거입니다. 제품을 왜 그 순서로 배치했는지, 특정 항목을 왜 제외했는지, 영업 현장에서 어느 지면을 자주 사용하는지, 이전 판에서 어떤 문제가 있었는지는 최종 파일만 봐서는 알기 어렵습니다. 이 기록이 없으면 새 담당자는 완성된 파일은 넘겨받아도 다음 개정에서 무엇을 유지하고 무엇을 바꿔야 하는지 다시 판단해야 합니다. 담당자가 바뀔 때마다 판단 기준까지 바뀌면 몇 차례의 개정을 거친 뒤 같은 회사에서 만든 카탈로그인데도 구성과 정보 체계가 달라질 수 있습니다. 따라서 카탈로그 인수인계에는 제작 파일뿐 아니라 분류 기준, 사양의 정의, 제외한 정보와 그 이유, 실제 사용 과정에서 확인된 개선점까지 함께 남기는 것이 좋습니다.

제품을 왜 그렇게 분류했는지 남깁니다

완성된 카탈로그를 보면 제품이 용도별로 묶여 있는지, 규격별로 분류되어 있는지는 확인할 수 있습니다. 하지만 왜 그 기준을 선택했는지는 파일만으로 알기 어렵습니다. 고객이 상담 과정에서 제품의 용도를 먼저 이야기하기 때문에 용도별로 구성했을 수도 있습니다. 반대로 구매 담당자가 필요한 규격을 이미 알고 찾아오는 업종이라면 사양이나 규격을 기준으로 제품을 배열했을 수 있습니다. 두 카탈로그는 겉으로 비슷해 보여도 정보 구조를 결정한 이유가 다릅니다.

이 배경을 모르는 상태에서 새 담당자가 사내 관리번호나 매출 순서로 제품을 다시 배열하면 내부에서는 정리가 된 것처럼 보여도 기존 고객이 제품을 찾던 경로는 사라질 수 있습니다. 따라서 제품 분류 방식만 기록하는 것이 아니라 누가 어떤 방식으로 제품을 찾는지를 고려해 그 분류를 선택했는지까지 짧게 남겨 두는 편이 좋습니다. 길게 작성할 필요는 없습니다. 분류 기준과 그 기준을 선택한 이유를 한두 문장으로 기록하는 정도면 다음 개정에서 유지 여부를 판단할 수 있습니다.

실제로 사용되는 지면은 따로 확인합니다

카탈로그를 제작한 사람과 실제 영업 현장에서 사용하는 사람의 시선은 다를 수 있습니다.

제작 단계에서는 모든 페이지가 필요해 보여도 상담 현장에서는 반복해서 펼치는 지면이 따로 생깁니다. 반대로 여러 차례 제작하면서 유지했지만 실제 상담에서는 거의 사용되지 않는 페이지도 있을 수 있습니다.

이 차이는 최종 디자인 파일에는 남지 않습니다. 고객이나 거래처가 반복해서 묻는 질문도 중요한 정보입니다. 카탈로그에 없는 내용이라서 질문하는 것인지, 내용은 있지만 찾기 어려워서 다시 묻는 것인지에 따라 다음 개정 방향이 달라집니다. 개정 전에 영업 담당자에게 자주 펼치는 페이지, 거의 사용하지 않는 페이지, 반복해서 받는 질문을 확인해 두면 지면을 유지하거나 줄이고, 필요한 정보를 앞으로 옮기는 판단에 활용할 수 있습니다. 이런 현장 정보까지 인수인계 항목으로 정해 두면 담당자가 바뀐 뒤에도 무엇을 확인해야 하는지가 남습니다.

사양값보다 사양의 정의가 중요할 때가 있습니다

제품 사양표에는 수치가 남지만 그 값의 조건까지 항상 남는 것은 아닙니다.

중량이라면 제품 자체의 무게인지 포장을 포함한 값인지, 성능이라면 정격값인지 최대값인지, 특정 조건에서 측정한 결과인지가 구분되어야 합니다. 기준이 정리되지 않은 상태에서 새로운 제품을 추가하면 같은 표 안에서도 서로 다른 조건의 수치가 섞일 수 있습니다. 항목 명칭도 마찬가지입니다. 비슷한 의미의 항목을 ‘크기’, ‘규격’, ‘외형 치수’처럼 여러 표현으로 사용하고 있다면 어느 표현을 기준으로 삼았는지 정리할 필요가 있습니다. 해당되지 않는 항목이나 확인되지 않은 값의 표시 방법도 함께 정해 두면 좋습니다. 시험성적서나 인증서가 특정 사양이나 표현의 근거로 사용됐다면 그 연결 관계도 남겨 두는 편이 효율적입니다. 다음 개정에서 같은 내용을 다시 사용할 때 어떤 자료를 확인해야 하는지 바로 찾을 수 있기 때문입니다. 특히 성능이나 품질처럼 객관적인 사실을 근거로 표현하는 항목은 수치만 복사하기보다 적용 제품과 측정 조건, 관련 증빙의 위치까지 함께 관리하는 방식이 안전합니다.

넣은 정보뿐 아니라 뺀 정보도 기록합니다

완성된 카탈로그에서는 포함된 내용만 확인할 수 있습니다. 무엇을 검토했다가 제외했는지는 보이지 않습니다.

지난 판에서 특정 제품을 제외했다면 단종 때문일 수도 있고, 지면 부족이나 낮은 활용도 때문일 수도 있습니다. 결과는 모두 ‘카탈로그에 없는 제품’이지만 다음 개정에서 판단해야 할 내용은 다릅니다. 가격을 본문에서 제외한 경우도 마찬가지입니다. 가격 변동이 잦아서 제외했는지, 거래처별 공급 조건이 달라서 별도 견적 방식으로 운영하기로 했는지에 따라 다음 제작에서도 유지해야 할 이유가 달라집니다. 이런 판단이 기록되지 않으면 새 담당자는 이전에 검토했던 항목을 다시 검토하게 됩니다. 이전에 제외했던 정보를 다시 넣었다가 같은 문제가 발생할 수도 있습니다. 카탈로그 개정에서 ‘무엇을 넣었는가’만큼 ‘무엇을 넣지 않았고 왜 제외했는가’도 다음 판에 필요한 정보입니다. 이를 남겨 두면 이전 담당자가 경험한 시행착오를 다음 담당자가 처음부터 반복하는 일을 줄일 수 있습니다.

카탈로그 인수인계는 한 장으로도 시작할 수 있습니다

별도의 복잡한 매뉴얼을 만들 필요는 없습니다. 제작이 끝났을 때 한 장 정도의 기록을 남기는 것부터 시작할 수 있습니다. 우선 판단과 관련된 항목에는 제품 분류 기준과 그 근거, 지면 구성에서 우선한 정보, 제외한 제품이나 항목과 그 이유, 사양 항목의 정의와 측정 조건, 다음 개정에서 확인할 사항을 담을 수 있습니다. 여기에 편집 원본과 이미지 파일의 위치, 최종 인쇄 사양, 제작 업체, 발주 수량과 주요 배포처, 재고 확인 방법 같은 실무 정보를 함께 두면 다음 담당자가 실제 업무에서 활용하기 쉬워집니다. 이 기록을 작성하기 좋은 시점은 제작이 끝난 직후입니다. 어떤 선택을 했고 무엇을 제외했는지가 아직 분명하게 기억나는 때이기 때문입니다. 담당자 변경이 예정되어 있다면 기존 담당자가 작성하는 편이 좋습니다. 새 담당자는 완성된 결과를 볼 수는 있어도 이전 제작 과정에서 어떤 선택지가 검토됐는지까지 알기는 어렵습니다.

담당자가 아니라 회사에 판단 근거가 남아야 합니다

카탈로그를 여러 차례 개정하다 보면 디자인이나 제품 구성은 자연스럽게 달라집니다. 모든 것을 이전 판과 동일하게 유지할 필요도 없습니다. 중요한 것은 이전 판단을 그대로 따르는 것이 아니라, 왜 그렇게 판단했는지를 알고 다음 결정을 내릴 수 있는 상태를 만드는 것입니다. 분류 기준이 달라져야 할 이유가 생겼다면 바꿀 수 있고, 더 이상 사용하지 않는 페이지라면 줄일 수 있습니다. 새로운 제품군이 추가되면서 기존 정보 구조가 맞지 않는다면 다시 설계할 수도 있습니다. 이전 판단의 근거가 남아 있어야 무엇이 달라졌는지를 비교할 수 있습니다. 카달로그제작에서 인수인계해야 할 것은 최종 파일만이 아닙니다. 제품을 어떤 기준으로 분류했는지, 어떤 지면이 실제로 사용됐는지, 사양을 어떤 조건으로 정의했는지, 무엇을 제외했고 왜 그렇게 결정했는지가 함께 남아야 다음 개정의 출발점이 됩니다. 이 기록이 담당자 개인의 경험으로 끝나지 않고 회사의 제작 기준으로 남을 때, 담당자가 바뀌어도 카탈로그의 정보 구조와 판단 과정은 이어질 수 있습니다. 감사합니다. 

희명디자인 드림.

참고할만한 인사이트 칼럼링크 : 카탈로그제작, 공식 기준이 없는 항목은 어떻게 정해야 하나?